Aneks nr 1 – Rozmowy głosowe z asystentem AI

Aneks nr 1 do Regulaminu świadczenia usług SkillCheck, Umowy powierzenia (DPA) i Polityki prywatności · Wersja 1.0 · obowiązuje od 30.10.2026

§ 1. Zakres i wejście w życie

1. Aneks rozszerza usługi SkillCheck o wstępne rozmowy telefoniczne z Kandydatami prowadzone przez asystenta głosowego opartego na sztucznej inteligencji („Rozmowa głosowa”). Aneks stanowi integralną część Regulaminu, a w zakresie wskazanym w § 6 zmienia Umowę powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu). W sprawach nieuregulowanych w Aneksie stosuje się Regulamin, Umowę powierzenia i Politykę prywatności.
2. Dla Kont zakładanych od 30.10.2026 Aneks obowiązuje od chwili akceptacji Regulaminu.
3. Dla Kont założonych przed 30.10.2026 Aneks wchodzi w życie 13.11.2026, po upływie 14-dniowego okresu powiadomienia przewidzianego w § 14 ust. 1 Regulaminu i § 5 ust. 2 Umowy powierzenia. Klient może wcześniej zaakceptować Aneks, wysyłając wiadomość na pomoc@skillcheck.pl. Do chwili wejścia Aneksu w życie Rozmowy głosowe w takim Koncie nie są uruchamiane.

§ 2. Przebieg Rozmowy głosowej

1. Rozmowę głosową zleca Użytkownik Klienta dla wybranego Kandydata w rekrutacji. Asystent dzwoni na numer telefonu Kandydata wprowadzony przez Klienta.
2. Na początku rozmowy asystent informuje Kandydata, że jest systemem sztucznej inteligencji działającym w imieniu Klienta, podaje nazwę firmy i stanowiska oraz przewidywany czas rozmowy, informuje, że rozmowa nie jest nagrywana, że decyzje w rekrutacji podejmuje rekruter i że rozmowę można przerwać w każdej chwili, a następnie pyta o zgodę na jej rozpoczęcie. Jeżeli Kandydat się nie zgadza, rozmowa jest kończona.
3. Rozmowa trwa zwykle około 7 minut i nie dłużej niż 10 minut. Asystent zadaje pytania ze scenariusza przygotowanego dla stanowiska i zatwierdzonego przez Klienta, w tym do dwóch pytań wyjaśniających. Asystent nie zadaje pytań ani dopytań dotyczących stanu zdrowia, religii, poglądów politycznych ani życia prywatnego.
4. Rozmowa nie jest nagrywana. Z rozmowy powstaje tekstowa transkrypcja wypowiedzi asystenta i Kandydata.
5. Jeżeli Kandydat poprosi o zaprzestanie kontaktu, asystent kończy rozmowę, a Serwis blokuje dalszy kontakt z tym Kandydatem w Koncie Klienta telefonicznie, e-mailem i SMS-em.
6. Transkrypcja i przygotowana na jej podstawie analiza odpowiedzi ze wskazaniem dowodów są materiałem pomocniczym. Asystent nie ocenia Kandydata w rozmowie i nie podejmuje decyzji rekrutacyjnych. § 9 ust. 3 Regulaminu oraz informację „AI i nadzór człowieka” stosuje się odpowiednio.

§ 3. Rozmowy głosowe w pakietach i ich rozliczanie

1. W pakiecie FREE Usługodawca może przyznać po weryfikacji firmy najwyżej jedną próbną Rozmowę głosową.
2. W pakiecie PRESELEKCJA liczba Rozmów głosowych i ich cena wynikają z Oferty obowiązującej w chwili zamówienia. Do ważności Rozmów głosowych stosuje się odpowiednio § 8 ust. 3 Regulaminu.
3. Rozmowa głosowa jest zużywana, gdy Kandydat odebrał połączenie i rozmowa została zakończona, również wtedy, gdy Kandydat odmówił jej kontynuowania lub poprosił o zaprzestanie kontaktu.
4. Rozmowa głosowa nie jest zużywana, gdy połączenie nie zostało odebrane, numer był zajęty, połączenie trafiło na pocztę głosową albo nie doszło do skutku z przyczyn technicznych leżących po stronie Usługodawcy lub operatora telekomunikacyjnego.
5. Reklamacje dotyczące Rozmów głosowych rozpatruje się zgodnie z § 10 Regulaminu. W razie uznania reklamacji Usługodawca może w szczególności przywrócić zużytą Rozmowę głosową.

§ 4. Obowiązki Klienta

1. Klient, jako administrator danych Kandydata, zapewnia podstawę prawną kontaktu telefonicznego i przetwarzania danych w Rozmowie głosowej oraz przed rozmową informuje Kandydata, w szczególności w klauzuli informacyjnej rekrutacji, o możliwości rozmowy z asystentem AI, jej celu, powstaniu transkrypcji i okresie jej przechowywania.
2. Klient wprowadza wyłącznie numer telefonu, który Kandydat podał w związku z rekrutacją, i nie zleca Rozmów głosowych Kandydatom, którzy sprzeciwili się takiemu kontaktowi.
3. Klient zapewnia, że nazwa firmy i stanowiska oraz zatwierdzony scenariusz rozmowy są zgodne z prawem, prawdziwe i niedyskryminujące.

§ 5. Przechowywanie danych z Rozmów głosowych

• Transkrypcja – przez czas prowadzenia rekrutacji i 90 dni od jej zamknięcia, a następnie jest automatycznie usuwana. Klient może ją usunąć wcześniej, usuwając dane Kandydata lub rekrutację.
• Rejestr próby połączenia (data, status, czas trwania, informacja o prośbie o zaprzestanie kontaktu, bez treści rozmowy) – przez czas prowadzenia Konta, na potrzeby rozliczenia, reklamacji i respektowania prośby Kandydata.
• Dane u dostawcy rozmów (Retell AI) – wyłącznie podstawowe atrybuty połączenia, bez nagrania i bez transkrypcji, nie dłużej niż 30 dni.
• Nagrania głosu – nie powstają.

§ 6. Zmiany Umowy powierzenia (DPA)

1. Cel przetwarzania określony w § 2 ust. 1 Umowy powierzenia obejmuje dodatkowo przeprowadzanie Rozmów głosowych, sporządzanie ich transkrypcji i analizę AI odpowiedzi Kandydata.
2. Kategorie danych określone w § 9 Umowy powierzenia obejmują dodatkowo: numer telefonu Kandydata, głos Kandydata przetwarzany wyłącznie w czasie rzeczywistym w celu zamiany mowy na tekst (bez nagrywania i bez identyfikacji biometrycznej), transkrypcję rozmowy, datę, status i czas trwania połączenia oraz informację o prośbie o zaprzestanie kontaktu.
3. Do wykazu dalszych podmiotów przetwarzających w § 10 Umowy powierzenia dodaje się:

1. Usunięcie i zwrot danych zgodnie z § 7 Umowy powierzenia obejmują także transkrypcje Rozmów głosowych.
2. Niniejszy paragraf stanowi aktualizację Umowy powierzenia wymaganą w § 8 ust. 2 Umowy powierzenia przed uruchomieniem rozmów głosowych.

§ 7. Zmiany Polityki prywatności

1. Rozmowy głosowe z Kandydatami prowadzimy na polecenie Klientów jako podmiot przetwarzający, na zasadach opisanych w pkt 2 Polityki prywatności. Administratorem danych Kandydata jest firma prowadząca rekrutację.
2. Do odbiorców danych wskazanych w pkt 5 Polityki prywatności dodaje się, w zakresie danych powierzonych przez Klientów: Retell AI, Inc. (prowadzenie rozmów przez asystenta AI) oraz Level 7 Systems Limited (VoIPstudio / GoTrunk – telefonia). W pkt 6 Polityki prywatności do dostawców mogących przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym dodaje się Retell AI, Inc. (USA, standardowe klauzule umowne) oraz Level 7 Systems Limited (Wielka Brytania, decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony).
3. Kandydat może kierować pytania i żądania dotyczące Rozmowy głosowej do firmy prowadzącej rekrutację albo na adres pomoc@skillcheck.pl – w tym drugim przypadku przekażemy je tej firmie bez zbędnej zwłoki.

§ 8. Kontakt

Pytania dotyczące Rozmów głosowych: pomoc@skillcheck.pl, tel. +48 730 266 909.

Pobierz dokument (.docx)